Tin tức

Tôi nên làm gì nếu chất màu thực phẩm nhập khẩu không đạt kiểm tra đầu vào? Cách ly lô hàng bị ảnh hưởng, lưu giữ bằng chứng kiểm tra và đối chiếu kết quả với tiêu chuẩn đã thống nhất cùng hồ sơ của nhà cung cấp trước khi quyết định kiểm tra lại, từ chối hay trả hàng. Các tài liệu được cung cấp trước khi giao hàng phần lớn quyết định quá trình điều tra có thể diễn ra nhanh đến mức nào.

Nhà cung cấp chất màu thực phẩm cần cung cấp tiêu chuẩn sản phẩm đã thống nhất, phiếu phân tích (COA) dành riêng cho từng lô, thông tin về thành phần và nhận dạng, tài liệu chứng minh tuân thủ quy định tại thị trường đích, cùng hồ sơ liên kết lô hàng với nhà sản xuất và lô sản xuất. Hướng dẫn bảo quản và thông tin an toàn liên quan cũng cần có trong bộ tài liệu. Bằng chứng bổ sung tùy thuộc vào loại chất màu, ứng dụng thực phẩm dự kiến và thị trường nhập khẩu.

Điều cần xác minh trên thực tế là các tài liệu đó có chứng minh được hàng đã nhận là gì, có đáp ứng yêu cầu mua hàng hay không và có phù hợp với mục đích sử dụng dự kiến hay không. Một tập hồ sơ đầy chứng chỉ vẫn có thể chưa trả lời được những câu hỏi này.

Thống nhất tiêu chuẩn trước khi đặt hàng

Tiêu chuẩn sản phẩm xác định các tiêu chí chấp nhận. Nếu không có tiêu chuẩn này, nhà cung cấp có thể cho rằng một lô hàng đạt yêu cầu, trong khi bộ phận tiếp nhận lại từ chối dựa trên các giới hạn hoặc phương pháp khác. Hãy giải quyết sự khác biệt đó trước khi giao hàng.

Xác định chính xác sản phẩm, bao gồm danh tính hóa học hoặc danh tính phụ gia được công nhận khi phù hợp, cấp thương mại, dạng vật lý và công thức. Chất màu nguyên chất, phẩm màu dạng lake và chế phẩm tạo màu có công thức phối trộn có thể có đặc tính khác nhau, ngay cả khi tên gọi gợi ý sắc độ tương tự.

Tiêu chuẩn cần đề cập đến các đặc tính ảnh hưởng đến an toàn, tính hợp pháp và hiệu năng. Tùy sản phẩm, các đặc tính này có thể bao gồm hàm lượng hoặc cường độ màu, độ ẩm, độ hòa tan hoặc khả năng phân tán, tạp chất liên quan, chất gây nhiễm bẩn và các tiêu chí vi sinh. Áp dụng các yêu cầu phù hợp với nguyên liệu; chiết xuất thực vật và bột tổng hợp không mặc nhiên cần cùng một bộ kiểm nghiệm.

Đối với hỗn hợp, hãy quy định cường độ được tính trên toàn bộ chế phẩm, thành phần tạo màu hay một chất chuẩn tham chiếu. Nếu không, hai tài liệu có thể báo cáo các giá trị khác nhau dù mô tả cùng một nguyên liệu nhưng dựa trên các cơ sở tính khác nhau.

Nêu rõ phương pháp thử hoặc tài liệu tham chiếu phương pháp được xác định cụ thể, đơn vị, cơ sở tính kết quả và phiên bản tiêu chuẩn. Nếu sắc độ trực quan là yếu tố quan trọng, hãy thống nhất điều kiện pha chế và so sánh. Nồng độ, pH, ánh sáng và nền thực phẩm có thể làm thay đổi màu sắc quan sát được.

Những tài liệu cần yêu cầu từ nhà cung cấp

Đọc kỹ phiếu phân tích, không chỉ nhìn từ “đạt”

Phiếu phân tích (Certificate of Analysis, COA) cần xác định nhà cung cấp hoặc nhà sản xuất, sản phẩm, lô hàng và tiêu chuẩn áp dụng. Ngày tháng cần nhất quán với thông tin sản xuất và hạn sử dụng. Tài liệu cũng cần có thông tin phê duyệt xác định được để có thể gửi câu hỏi đến đơn vị phát hành.

Đối với các đặc tính chấp nhận định lượng, kết quả bằng số thường hữu ích hơn một tuyên bố phù hợp chung chung. “Đạt” có thể phù hợp với một số phép thử định tính, nhưng không cho biết kết quả đo gần với giới hạn chấp nhận đến mức nào.

Kiểm tra xem giá trị được báo cáo là kết quả định lượng hàm lượng, phép đo cường độ màu tương đối hay một đặc tính khác. Những thuật ngữ này không thể dùng thay thế cho nhau. Không thể so sánh trực tiếp kết quả tính trên cơ sở khô với kết quả tính trên nguyên trạng nếu chưa tính đến độ ẩm.

Đồng thời, cần xác định kết quả nào đến từ việc kiểm nghiệm lô hàng được cung cấp và kết quả nào dựa trên kiểm nghiệm định kỳ hoặc chương trình kiểm soát khác. Không nhất thiết mọi chỉ tiêu đều được kiểm nghiệm trên từng lô. Thỏa thuận này cần được nêu rõ và chấp nhận được theo thỏa thuận chất lượng khi mua hàng.

COA mẫu có thể giúp đánh giá nhà cung cấp trước khi đặt hàng, nhưng lô hàng cuối cùng cần có tài liệu gắn với lô thực tế được giao. Nếu báo cáo của phòng thí nghiệm độc lập được dùng để hỗ trợ kết quả đang tranh chấp, hãy kiểm tra thông tin nhận dạng mẫu, phương pháp và phạm vi kiểm nghiệm liên quan. Chỉ riêng logo phòng thí nghiệm không chứng minh báo cáo áp dụng cho lô hàng của bạn.

“Cấp thực phẩm” không đồng nghĩa với được phép sử dụng trong mọi ứng dụng

Tuyên bố tuân thủ cần nêu tên thị trường đích và xác định chính xác chất màu hoặc chế phẩm. Tuyên bố cần giải thích cơ sở để sản phẩm đáp ứng các yêu cầu hiện hành về nhận dạng và độ tinh khiết, kèm hồ sơ hỗ trợ khi cần.

Tính phù hợp còn phụ thuộc vào nhóm thực phẩm dự kiến, mức sử dụng và điều kiện ghi nhãn. Chất màu được phép dùng trong một ứng dụng có thể chịu các hạn chế khác trong ứng dụng khác. Việc được cấp phép tại quốc gia xuất khẩu không chứng minh sản phẩm được phép tại quốc gia nhập khẩu.

Hãy chia sẻ ứng dụng dự kiến với nhà cung cấp trước khi yêu cầu tài liệu tuân thủ. Yêu cầu “một loại màu thực phẩm đỏ” chưa xác định đủ thông tin. Yêu cầu nêu rõ nhóm thực phẩm, thị trường đích, yêu cầu về công thức và điều kiện chế biến sẽ giúp nhà cung cấp có cơ sở phù hợp để phản hồi.

Một số chất màu và thị trường yêu cầu chứng nhận hoặc tài liệu theo lô bổ sung. Ví dụ, một số phụ gia tạo màu được sử dụng tại Hoa Kỳ cần có chứng nhận theo lô của FDA. Nếu yêu cầu này áp dụng, hãy yêu cầu bằng chứng chứng nhận tương ứng và đảm bảo tài liệu liên kết với nguyên liệu được cung cấp; COA thông thường của nhà cung cấp không thay thế được chứng nhận đó.

Thông tin thành phần cũng rất quan trọng. Chất mang, chất bảo quản và các thành phần khác trong chế phẩm tạo màu có thể ảnh hưởng đến việc ghi nhãn và tính phù hợp. Đối với sản phẩm có nguồn gốc tự nhiên, nguyên liệu nguồn và thông tin về quy trình chiết xuất hoặc công thức cũng có thể cần thiết cho việc đánh giá.

Duy trì khả năng truy xuất nguồn gốc qua các đơn vị xuất khẩu và phân phối

Khi người bán là đơn vị cung cấp dịch vụ xuất khẩu, tài liệu vẫn phải liên kết hàng hóa được giao với nguồn sản xuất. Hãy xác định ai sản xuất nguyên liệu, ai phát hành COA và liệu có đơn vị nào đóng gói lại, phối trộn hoặc dán nhãn lại trước khi xuất khẩu hay không.

Việc đóng gói lại có thể tạo mã lô mới. Mã này cần được liên kết với lô sản xuất ban đầu bằng hồ sơ. Nếu không, COA có vẻ hợp lệ vẫn có thể mô tả nguyên liệu không thể liên kết đáng tin cậy với các bao hoặc thùng phuy trong kho.

Đối chiếu mã lô trên COA, nhãn bao bì, phiếu đóng gói và hồ sơ tiếp nhận. Hóa đơn thương mại và giấy chứng nhận xuất xứ hỗ trợ quy trình thương mại nhưng không chứng minh sự phù hợp về phân tích.

Đối với các giao dịch mua hàng thông qua Shandong Huafeng Chemical Co., Ltd. hoặc một đơn vị cung cấp dịch vụ xuất khẩu hóa chất khác, việc phối hợp hồ sơ cần được đưa vào yêu cầu mua hàng. Nêu rõ tài liệu nào phải do nhà sản xuất cung cấp và tài liệu nào do đơn vị xuất khẩu cung cấp. Điều này giúp làm rõ trách nhiệm khi sai lệch kỹ thuật cần được cơ sở sản xuất phản hồi.

Yêu cầu tài liệu hỗ trợ dựa trên rủi ro thực tế

Tuyên bố về chất gây dị ứng hữu ích khi thành phần, chất mang hoặc điều kiện sản xuất có thể ảnh hưởng đến việc quản lý chất gây dị ứng. Có thể cần tuyên bố về nguồn biến đổi gen, thành phần có nguồn gốc động vật hoặc yêu cầu chế độ ăn uống cụ thể để đáp ứng yêu cầu về công thức hoặc cam kết với khách hàng. Giá trị của các tuyên bố này phụ thuộc vào phạm vi và mức độ liên quan.

Nếu chứng nhận halal, kosher hoặc an toàn thực phẩm là yêu cầu mua hàng, hãy kiểm tra chứng nhận có bao quát đúng sản phẩm hoặc cơ sở hay không. Chứng nhận cấp công ty có thể không bao gồm mọi nguyên liệu do một doanh nghiệp thương mại cung cấp.

Khi phù hợp, hãy yêu cầu phiếu an toàn hóa chất (SDS) cùng thông tin xử lý phù hợp với sản phẩm. SDS hỗ trợ truyền đạt thông tin về mối nguy tại nơi làm việc; tài liệu này không chứng minh chất màu được phép sử dụng trong thực phẩm hoặc đáp ứng tiêu chuẩn độ tinh khiết đã thống nhất.

Hướng dẫn bảo quản cần đề cập đến các điều kiện liên quan đến nguyên liệu, chẳng hạn như độ ẩm, nhiệt, ánh sáng hoặc độ nhạy với đông lạnh. Khi cần, hãy lấy thông tin về hạn sử dụng và hướng dẫn bảo quản bao bì đã mở. Một lô hàng có thể đạt tiêu chuẩn khi xuất xưởng nhưng bị suy giảm trong quá trình vận chuyển hoặc bảo quản, vì vậy việc kiểm tra khi tiếp nhận cần xem xét cả tình trạng bao bì lẫn giấy tờ.

Cách điều tra khi kiểm tra đầu vào không đạt

Biện pháp trước mắt cần bảo vệ hoạt động sản xuất đồng thời bảo toàn bằng chứng. Kết quả kiểm tra nhận dạng không đạt, niêm phong bị hỏng và kết quả sắc độ không như mong đợi đòi hỏi các hướng điều tra khác nhau, dù ban đầu mỗi trường hợp đều có thể dẫn đến việc tạm giữ hàng khi tiếp nhận.

1. Cách ly nguyên liệu bị ảnh hưởng. Ghi lại mã lô, số lượng, vị trí và lý do tạm giữ. Nếu một phần nguyên liệu đã được đưa vào sản xuất, hãy xác định bán thành phẩm hoặc thành phẩm bị ảnh hưởng để đánh giá.
2. Ghi lại sai lệch. Lưu ảnh nhãn và bao bì, hồ sơ lấy mẫu, kết quả thô, thông tin chuẩn bị mẫu và các quan sát liên quan đến vận chuyển. Bảo quản mẫu phù hợp trong điều kiện được kiểm soát.
3. Kiểm tra nhận dạng và tiêu chí chấp nhận. Xác nhận nguyên liệu được kiểm tra khớp với đơn hàng, đồng thời đã sử dụng đúng phiên bản tiêu chuẩn, đơn vị và cơ sở tính kết quả.
4. Đối chiếu phương pháp. Cùng nhà cung cấp rà soát việc lấy mẫu, chuẩn bị mẫu, kiểm tra thiết bị và điều kiện thử nghiệm. Sự khác biệt về độ pha loãng, dung môi, pH hoặc điều kiện đo có thể ảnh hưởng đến một số phép đo màu.
5. Thống nhất việc điều tra và hướng xử lý. Yêu cầu nhà cung cấp phản hồi bằng văn bản, xác định rõ việc kiểm nghiệm xác nhận nào là cần thiết và có cơ sở, đồng thời yêu cầu bộ phận chất lượng có trách nhiệm phê duyệt việc xuất dùng, từ chối, trả hàng hoặc phương án xử lý khác được phép.

Việc kiểm nghiệm lại cần nhằm giải đáp một câu hỏi kỹ thuật cụ thể. Kiểm nghiệm lặp đi lặp lại cho đến khi xuất hiện một kết quả đạt yêu cầu sẽ không giải thích được kết quả không đạt ban đầu. Khi kết quả mâu thuẫn, một phòng thí nghiệm độc lập được thống nhất lựa chọn và phương pháp phù hợp có thể giúp giải quyết khác biệt.

Khiếu nại về sắc độ cần được xử lý đặc biệt cẩn trọng. Chất màu có thể đáp ứng tiêu chuẩn hóa học nhưng hoạt động kém trong đồ uống có tính axit hoặc trong quá trình xử lý nhiệt. Điều này có thể cho thấy sự không phù hợp với ứng dụng, khác biệt về công thức hoặc yêu cầu hiệu năng chưa được nêu trong tiêu chuẩn mua hàng. Hãy so sánh hiệu năng trong điều kiện sử dụng dự kiến cùng với kết quả phân tích.

Nếu vấn đề là lỗi tài liệu, hãy yêu cầu bản đính chính có kiểm soát, giải thích nội dung đã thay đổi và lý do. COA sửa đổi cần được liên kết với cuộc điều tra ban đầu. Thay thế giấy tờ không giải quyết được lỗi đã xác nhận ở nguyên liệu.

Đưa việc rà soát tài liệu thành điều kiện phê duyệt trước khi giao hàng

Nêu yêu cầu về tài liệu trong đơn đặt hàng hoặc thỏa thuận chất lượng. Xác định hồ sơ cần có, tiêu chuẩn được phê duyệt, hạn sử dụng còn lại tối thiểu và trách nhiệm phản hồi sai lệch. Yêu cầu thông báo trước về những thay đổi đối với công thức, cơ sở sản xuất, nguồn nguyên liệu hoặc phương pháp thử nghiệm khi các thay đổi đó có thể ảnh hưởng đến việc chấp nhận.

Khi khả thi, hãy rà soát tài liệu cuối cùng của lô hàng trước khi cho phép giao hàng. Kiểm tra tên sản phẩm và mã lô thống nhất giữa các hồ sơ, đồng thời bằng chứng tuân thủ phải bao quát thị trường đích và ứng dụng dự kiến.

Hãy lưu mẫu chuẩn đã được phê duyệt khi mẫu đó thực sự hỗ trợ việc so sánh, đặc biệt đối với các ứng dụng nhạy cảm với sắc độ. Xác định cách bảo quản và so sánh mẫu; mẫu chuẩn bị lão hóa hoặc bảo quản không đúng cách có thể dẫn đến kết quả sai lệch.

Yêu cầu hữu ích tiếp theo gửi đến nhà cung cấp tiềm năng là dự thảo tiêu chuẩn, COA mẫu, thông tin thành phần và thông tin tuân thủ theo từng thị trường. Sau khi các tài liệu này được chấp nhận, hãy yêu cầu hồ sơ theo lô của chính lô hàng được giao. Trình tự này giúp phát hiện những thiếu sót khi vẫn còn có thể khắc phục trước khi nguyên liệu đến kho tiếp nhận.