Tin tức

Một lô hóa chất được giao không đạt quy cách sẽ tạo cơ sở yêu cầu bồi thường vững chắc hơn khi bằng chứng kết nối được bốn điểm: nhà cung cấp đã đồng ý giao những gì, lô hàng khác biệt ra sao, sự khác biệt đó đã tồn tại từ khi nào và đã gây ra thiệt hại gì. Chỉ riêng kết quả thử nghiệm không đạt thường hiếm khi chứng minh được cả bốn điểm.

Nếu bạn đang tìm cách yêu cầu bồi thường cho lô hóa chất giao không đạt quy cách, hãy bắt đầu bằng việc kiểm soát vật liệu và lưu giữ hồ sơ trước khi thương lượng hoàn tiền. Giữ cho hàng tồn kho bị ảnh hưởng có thể nhận diện được, thông báo kịp thời cho nhà cung cấp và bố trí thử nghiệm trên mẫu đại diện. Những việc này giúp ngăn tranh chấp chất lượng biến thành tranh cãi về việc lấy mẫu, bảo quản hoặc các chi phí không có hồ sơ chứng minh.

Xác định quy cách nào là một phần của thỏa thuận

Điểm khởi đầu là tiêu chuẩn nghiệm thu đã thỏa thuận. Thu thập đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán, báo giá đã được chấp nhận, quy cách kỹ thuật và mọi thư từ xác nhận cấp sản phẩm hoặc ứng dụng cụ thể. Kiểm tra xem tài liệu nào được ưu tiên áp dụng nếu các yêu cầu trong tài liệu khác nhau.

Mô tả sản phẩm chung có thể không xác định được các giới hạn cần thiết cho một quy trình cụ thể. Chẳng hạn, “cấp công nghiệp” không nhất thiết quy định giới hạn chấp nhận được đối với kim loại vết, độ ẩm, chất không tan hoặc kích thước hạt. Việc đánh giá khiếu nại sẽ thuận lợi hơn nếu thông số đang tranh chấp có giới hạn đã thỏa thuận và cơ sở đo lường được xác định rõ.

Lập bảng đối chiếu ngắn dựa trên các yêu cầu thực tế trong hợp đồng:

Kiểm tra xem phiếu phân tích của nhà cung cấp (COA) có tính ràng buộc theo hợp đồng, chỉ mang tính thông tin hay phải tuân theo phép thử nghiệm thu đã thỏa thuận. Đồng thời xem lại thời hạn kiểm tra, yêu cầu thông báo, quy trình thử nghiệm lại, biện pháp khắc phục và điều khoản giải quyết tranh chấp. Thời hạn theo hợp đồng có thể yêu cầu thông báo trước khi hoàn tất toàn bộ cuộc điều tra trong phòng thí nghiệm.

Cách ly lô hàng nhưng vẫn giữ nguyên khả năng nhận diện

Tạm giữ vật liệu bị nghi ngờ và ngăn việc sử dụng hoặc pha trộn ngoài ý muốn. Ghi lại số lượng đã nhận, số lượng đã sử dụng và số lượng còn lại. Lưu giữ nhãn, số lô, số bao bì, thông tin niêm phong, chứng từ giao hàng và vị trí trong kho.

Chụp ảnh lô hàng ở tình trạng khi nhận, bao gồm tình trạng bao bì, ký mã hiệu, nắp hoặc khóa bị hỏng, vết ố, rò rỉ và mọi dấu hiệu nhiễm bẩn nhìn thấy được. Giữ lại các tệp ảnh gốc. Ảnh có thể chứng minh tình trạng và nhận dạng, nhưng không thể chứng minh độ tinh khiết hóa học hoặc nguồn gốc tạp chất.

Đối với hàng giao rời, lưu giữ hồ sơ dỡ hàng, thông tin nhận dạng bồn nhận, vật liệu chứa trước đó trong bồn, hồ sơ vệ sinh và thông tin liên quan về đường ống chuyển tải. Nếu chất gây nhiễm bẩn có thể xâm nhập qua ống mềm, bồn hoặc đường ống dùng chung, cuộc điều tra cần xem xét khả năng đó.

Không trả lại, tiêu hủy, tái chế hoặc pha trộn toàn bộ lô hàng trước khi lưu giữ bằng chứng đại diện và dành cho nhà cung cấp cơ hội hợp lý để kiểm tra. Khi cần hành động ngay để kiểm soát mối nguy hoặc ngăn thiệt hại thêm, hãy ghi lại tình trạng, quyết định và phần vật liệu được giữ lại. Việc xử lý và lấy mẫu cần tuân theo phiếu an toàn hóa chất và quy trình tại cơ sở.

Mẫu đại diện có giá trị hơn mẫu lấy cho tiện

Báo cáo phòng thí nghiệm mô tả mẫu đã được thử nghiệm. Việc báo cáo đó có mô tả đúng lô hàng hay không phụ thuộc vào cách lấy mẫu. Vật liệu lấy từ phía trên của một bao đang mở có thể không đại diện cho lô hàng gồm nhiều mẻ, bao bì bị hư hỏng hoặc chất rắn bị phân tầng.

Nếu có quy trình lấy mẫu theo hợp đồng, hãy áp dụng quy trình đó. Nếu không, hãy thống nhất kế hoạch phù hợp với nhà cung cấp, phòng thí nghiệm hoặc giám định viên độc lập. Kế hoạch cần tính đến sản phẩm, bao bì, quy mô lô hàng và khiếm khuyết bị nghi ngờ. Hút ẩm, lắng đọng, phân tầng và nhiễm bẩn đòi hỏi những cân nhắc khác nhau khi lấy mẫu.

Mẫu gộp có thể giúp đánh giá thành phần trung bình, nhưng có thể che khuất sự khác biệt giữa các bao. Nếu chỉ một số bao bị ướt hoặc đổi màu, hãy lấy mẫu riêng từ vật liệu bị ảnh hưởng và vật liệu có vẻ không bị ảnh hưởng. Giữ riêng các mẻ sản xuất khác nhau, trừ khi quy trình đã thỏa thuận yêu cầu gộp chúng.

Khi khả thi, hãy chuẩn bị các phần mẫu được niêm phong để bên mua thử nghiệm, nhà cung cấp thử nghiệm và lưu làm mẫu đối chứng. Sử dụng vật chứa tương thích với hóa chất và các phép thử cần thực hiện. Vật chứa hoặc nắp đậy làm phát sinh nhiễm bẩn có thể làm suy yếu một cuộc điều tra vốn được thực hiện đúng cách.

Duy trì hồ sơ chuỗi bàn giao mẫu, trong đó nêu rõ:

• Lô hàng, mẻ, bao bì hoặc bồn được đại diện bởi từng mẫu.
• Vị trí, ngày, phương pháp lấy mẫu và người chịu trách nhiệm.
• Mã nhận dạng mẫu, số niêm phong và các quan sát liên quan.
• Mỗi lần bàn giao giữa người lấy mẫu, nơi lưu trữ, đơn vị chuyển phát và phòng thí nghiệm.
• Điều kiện bảo quản và tình trạng niêm phong khi phòng thí nghiệm tiếp nhận.

Khi khả thi, hãy mời nhà cung cấp chứng kiến việc lấy mẫu hoặc thống nhất sử dụng giám định viên độc lập. Nếu không thể sắp xếp sự tham dự trong thời gian cần thiết, hãy lưu lại lời mời, quy trình lấy mẫu và hồ sơ đầy đủ.

Đảm bảo việc so sánh kết quả trong phòng thí nghiệm có giá trị về mặt kỹ thuật

Chọn phòng thí nghiệm có năng lực phù hợp với vật liệu, thông số và phương pháp liên quan. Công nhận là yếu tố hữu ích khi phạm vi công nhận bao gồm phép thử liên quan; chỉ nêu chung rằng phòng thí nghiệm được công nhận thì chưa đủ để chứng minh sự phù hợp đó.

Yêu cầu phòng thí nghiệm xác định phương pháp, đơn vị, cách chuẩn bị mẫu, cơ sở báo cáo và giới hạn phát hiện hoặc định lượng liên quan. Với kết quả gần ranh giới quy cách, cũng có thể cần xem xét độ không đảm bảo đo và quy tắc ra quyết định đã thỏa thuận. Tránh trình bày chênh lệch nhỏ ở ranh giới là kết luận chắc chắn khi chưa hiểu cách xác định việc chấp nhận.

Một số trường hợp không đạt có vẻ như phát sinh do kết quả đo những đại lượng khác nhau. Kết quả phân tích được báo cáo trên cơ sở khô không thể so sánh trực tiếp với kết quả ở trạng thái nhận hàng nếu không tính đến độ ẩm. Hàm lượng kim loại nguyên tố khác với hàm lượng muối, và dạng hóa học có thể ảnh hưởng đến kết quả phân tích dự kiến.

Ví dụ, khi đánh giá Nickel Sulfate CAS#7786-81-4 để mạ điện niken, quy cách mua hàng cần xác định dạng yêu cầu, cơ sở tính hàm lượng niken và giới hạn tạp chất liên quan. Chỉ riêng sự khác biệt về màu tinh thể không chứng minh được rằng chất lượng không đạt và có thể yêu cầu bồi thường. Bằng chứng hữu ích hơn khi thử nghiệm xác định được yêu cầu nào đã bị vi phạm và hồ sơ quy trình giải thích được ý nghĩa của việc đó đối với bể mạ.

Nếu kết quả của bên mua và nhà cung cấp không thống nhất, hãy so sánh lịch sử lấy mẫu và phương pháp trước khi yêu cầu thử nghiệm lặp lại. Phòng thí nghiệm do hai bên cùng lựa chọn, thử nghiệm mẫu đối chứng đã niêm phong, có thể giải quyết bất đồng hiệu quả hơn việc trao đổi các báo cáo dựa trên những mẫu được lấy trong các điều kiện khác nhau.

Chứng minh vấn đề phát sinh khi nào và ở đâu

Việc xác định vật liệu hiện không đạt quy cách không tự động chứng minh trách nhiệm của nhà cung cấp. Bằng chứng cần giúp phân biệt khiếm khuyết trong sản xuất với hư hỏng trong vận chuyển, bảo quản không phù hợp hoặc nhiễm bẩn sau khi nhận hàng.

Lưu giữ dòng thời gian vận chuyển, biên bản kiểm tra khi nhận hàng, điều kiện bảo quản, tình trạng bao bì và ngày mở bao bì lần đầu. Đối với vật liệu nhạy cảm với nhiệt độ hoặc độ ẩm, hồ sơ theo dõi hiện có có thể giúp xác định liệu điều kiện vận chuyển hoặc bảo quản có góp phần gây ra thay đổi hay không.

Mẫu lưu của nhà cung cấp đạt quy cách và mẫu tại điểm đến không đạt quy cách, tự chúng, không thể giải quyết vấn đề trách nhiệm. Những kết quả này có thể cho thấy sự cố trong vận chuyển, lỗi bao bì, khác biệt về lấy mẫu hoặc sự biến thiên trong cùng một mẻ. Mỗi khả năng đều cần có bằng chứng.

Các điều kiện thương mại quốc tế cũng cần được xem xét cẩn thận. Incoterms có thể giúp xác định nghĩa vụ giao hàng và thời điểm rủi ro trong quá trình vận chuyển chuyển giao. Tuy nhiên, chỉ riêng Incoterms không quyết định hàng hóa có đáp ứng hợp đồng hay không và cũng không xác định mọi biện pháp khắc phục hiện có. Nếu bằng chứng cho thấy hư hỏng trong vận chuyển, hãy cân nhắc cả khả năng khiếu nại với đơn vị vận chuyển hoặc bảo hiểm, đồng thời lưu riêng các yêu cầu thông báo liên quan.

Ghi nhận thiệt hại cẩn thận như cách ghi nhận quy cách không đạt

Yêu cầu bồi thường cần phân biệt giá trị vật liệu không phù hợp với các chi phí phát sinh do sự không phù hợp đó. Liệt kê riêng từng khoản và liên kết từng khoản với hồ sơ hỗ trợ.

Tùy theo thỏa thuận và quy định áp dụng, các khoản có thể yêu cầu bồi thường gồm:

• Giá trị vật liệu bị từ chối hoặc khoản giảm giá đã thỏa thuận nếu vật liệu chỉ được dùng hạn chế.
• Chi phí hợp lý cho việc lấy mẫu, thử nghiệm độc lập và kiểm tra.
• Chi phí phát sinh hợp lý cho việc phân loại, lưu kho, xử lý, trả lại hoặc tiêu hủy.
• Chi phí mua hàng thay thế hợp lý phát sinh do thiếu hụt.
• Chi phí tái chế đã được chứng minh, thiệt hại sản xuất hoặc tổn thất do gián đoạn, nếu có thể được bồi thường.

Hóa đơn và hồ sơ thanh toán hỗ trợ cho các chi phí trực tiếp. Tổn thất sản xuất cần được giải thích thêm: phiếu mẻ, hồ sơ xuất dùng vật liệu, nhật ký vận hành, kết quả chất lượng và hồ sơ thời gian dừng máy cần kết nối hóa chất đã giao với sản phẩm đầu ra bị ảnh hưởng.

Ví dụ, lỗi mạ cũng có thể liên quan đến cân bằng bể, xử lý sơ bộ, nhiệt độ hoặc các thông số điện. Bằng chứng xem xét các nguyên nhân thay thế này sẽ làm cho mối liên hệ được yêu cầu bồi thường thuyết phục hơn. Chỉ chứng minh rằng sản xuất gặp sự cố sau khi đưa lô hàng mới vào sử dụng có thể vẫn để lại khoảng trống đáng kể.

Ghi lại các biện pháp đã thực hiện để hạn chế tổn thất, chẳng hạn như cách ly một mẻ, đánh giá hàng thay thế hoặc thu xếp tái chế được phê duyệt. Khấu trừ giá trị thu hồi và tránh yêu cầu bồi thường trùng cho cùng một tổn thất. Tùy thuộc vào biện pháp khắc phục được yêu cầu, giá trị toàn bộ lô hàng và toàn bộ chi phí mua vật liệu thay thế có thể bị tính chồng lấn.

Thông báo sớm, sau đó nộp yêu cầu có hệ thống

Gửi thông báo bằng văn bản qua kênh mà hợp đồng quy định. Nêu rõ đơn hàng, lô giao, các mẻ, số lượng bị ảnh hưởng, sai lệch bị nghi ngờ và ngày phát hiện. Thông báo rằng vật liệu đã được tạm giữ và yêu cầu hướng dẫn về việc kiểm tra, lấy mẫu chung hoặc thử nghiệm lại.

Thông báo ban đầu có thể nêu rõ rằng việc thử nghiệm và đánh giá tổn thất vẫn đang được tiến hành. Không cần đưa ra con số bồi thường cuối cùng khi chưa có căn cứ. Lưu bằng chứng gửi và nhận thông báo, đồng thời tuân thủ mọi thủ tục thông báo chính thức bắt buộc, ngay cả khi các cuộc thảo luận thương mại đã diễn ra.

Khi đã có đủ bằng chứng, hãy nộp bộ hồ sơ khiếu nại để người khác có thể theo dõi mà không cần dựng lại giao dịch từ đầu. Đính kèm diễn biến theo trình tự thời gian ngắn gọn, quy cách đã thỏa thuận, thông tin nhận dạng lô hàng, COA, hồ sơ lấy mẫu, báo cáo phòng thí nghiệm, ảnh liên quan và bảng tính tổn thất theo từng khoản. Đánh số hoặc dẫn chiếu các tài liệu đính kèm một cách nhất quán.

Nêu rõ biện pháp khắc phục yêu cầu: thay thế, hoàn tiền, điều chỉnh giá, hoàn trả các chi phí có chứng từ hỗ trợ hoặc kết hợp các biện pháp nhưng không tính trùng. Nếu nhà cung cấp dịch vụ ngoại thương điều phối lô hàng, hãy xác định người bán theo hợp đồng và đảm bảo thông báo được gửi đến đúng bên được yêu cầu. Việc điều phối thương mại không tự động xác định bên nào phải trả bồi thường.

Giải quyết khiếu nại mà không tạo ra vấn đề chất lượng khác

Giảm giá có thể phù hợp khi vật liệu vẫn thích hợp cho một mục đích sử dụng khác đã được phê duyệt riêng. Thay thế có thể là lựa chọn tốt hơn khi giới hạn tạp chất không đạt gây nguy cơ ảnh hưởng đến độ ổn định của quy trình hoặc chất lượng thành phẩm. Tái chế có thể hợp lý nếu được kiểm soát về kỹ thuật và các chi phí cũng như tiêu chí nghiệm thu được thống nhất.

Ghi lại mọi thỏa thuận dàn xếp bằng văn bản, bao gồm số lượng bị ảnh hưởng, phương thức thanh toán hoặc ghi có, trách nhiệm trả lại hoặc tiêu hủy và phạm vi miễn trừ trách nhiệm. Khi nhận hàng thay thế, cũng cần thống nhất rõ tiêu chí nghiệm thu để tránh lặp lại bất đồng tương tự.

Việc hữu ích nhất cần làm ngay là bảo toàn mối liên hệ có thể chứng minh giữa mẻ hàng đã giao, yêu cầu đã thỏa thuận, kết quả thử nghiệm và chi phí phát sinh. Khi mối liên hệ này được duy trì đầy đủ, các cuộc trao đổi với nhà cung cấp có thể tập trung vào biện pháp khắc phục phù hợp thay vì tranh luận liệu bằng chứng còn đại diện cho lô hàng hay không.